4 Nisan 2024
3-D İlkesi
Ayın çalışanı olmak, kendi işinizin yanı sıra meslektaşınızın ve biraz da patronunuzun işlerini yapmanız gerektiği anlamına gelmez. Gerçek verimlilik, uzmanlık alanınızla sınırlıdır. Bu kapsamın dışında iş yapmak, acil işler için ayrılmış zamandan çalar.
Bu yüzden, sabah 9’da iş masanıza oturduğunuzda kendinize şu soruları sorun:
- Durdur- Hangi işlemler benim dikkatime ihtiyaç duymadan işleyebilir? : İşleriniz arasında hangilerinin sizin müdahaleniz olmadan yürüdüğünü belirleyin ve onları kenara bırakın.
- Devret- Bu işi daha kısa sürede kim daha iyi yapabilir? : Hangi işleri başkası daha kısa sürede ve daha iyi yapabilir? Bu işleri onlara devredin.
- Düzenle- Bir görevde harcadığım zamanı kaliteyi etkilemeden nasıl azaltabilirim?: Bir iş üzerinde harcadığınız süreyi kaliteyi bozmadan nasıl azaltabilirsiniz? İş akışınızı daha verimli hale getirin.
Uzmanlar zamanınızın olmadığı işleri dış kaynak kullanarak yaptırmanızı öneriyor. Bu, diğer alanlara odaklanmanıza izin verecek ve işinizi etkili bir şekilde yapmanızı sağlayacaktır.
Dış kaynak kullanmamak için üç nedeniniz olabilir:
- Bu belirli görevi yapmaktan zevk aldığınızda.
- Görevin değerini, onu kendiniz yapacak kadar önemsediğinizde.
- Devretmek pahalı veya zaman alıcı olduğunda.
Üç-D kuralını başarıyla uygulamak için, gelecekteki rahatlığınız adına kafa yormanız gerekecek. Önce, geçtiğimiz hafta üzerinde çalıştığınız tüm acil işleri listelemeye başlayın. Ardından bu plana göre hareket edin:
- Bu görevin veya toplantının genel önemini değerlendirin. Bırakırsanız olumsuz sonuçlar doğar mı?
- Görevi tamamlayabilecek başka insanları düşünün. Onu başarıyla yapabilecek tek kişi siz misiniz?
- Aynı sonucu daha hızlı nasıl elde edebilirsiniz? Son teslim tarihini yarıya indirin ve yeni limit içinde bitirip bitiremeyeceğinizi düşünün.
Ertelendikten sonra aynı işe her dönüşte dikkatli olun. Başarılı insanlar “tek seferde hallet” mantığıyla hareket ederler, yani işe bir kez odaklanırlar, gerekeni yaparlar ve ardından diğer işe geçerler. Bu yöntem, çok fazla zaman ve zihinsel enerji tasarrufu sağlayabilir.
Her şeyi biraz bilen ama hiçbir konuda uzman olmayan kişi olmamak için çoklu görevlerden kaçının.
İş beş dakikadan az sürüyorsa ertelemeyin. Yapılacak işler listesi varsa, onları metodik bir şekilde bitirin. Yapılması gerekeni yapın ve bir sonraki işe geçin. Bu şekilde, işleri sürekli yönetirsiniz ve aynı işe iki, üç veya daha fazla kez geri dönmezsiniz.
Herkese güzel bir gün dilerim.
